Sanctumel Afdelingen

De aanwezigheidslijst ging drie keer rond. De helft ontbreekt.

Uw teams scannen een QR bij aanvang van de vergadering: de lijst vult zich live, met het uur. Het weekverslag opent al ingevuld, en wie drie keer op rij ontbreekt wordt gesignaleerd terwijl er nog tijd is om te bellen.

Uitproberen met mijn kerkDocumentatie lezen
Het scherm van de verantwoordelijkegeprojecteerd, of op de telefoon
Aanmelding loopt
45 s
De code verandert elke 45 seconden: een schermafbeelding helpt niet.
Live aanwezig0 van 5
Wachten op de eerste scan…
De telefoon van het lidzonder account, zonder app
zonder account, zonder app
Scan de QR
De camera volstaat. De pagina opent in de taal van de telefoon.

De rotatie van 45 seconden, de scan zonder account, de weergave beperkt tot voornaam en initiaal en het vooraf ingevulde verslag bestaan precies zo. De personen en uren zijn voorbeelden.

De aanmelding

Niemand vult nog een aanwezigheidslijst uit het hoofd in

De lijst gaat rond tijdens de vergadering, twee mensen vergeten te tekenen, een derde tekent voor zijn buur, en zondagavond reconstrueert de secretaris alles uit het geheugen. De cijfers die bij de voorganger belanden zijn in het beste geval bij benadering.

Een code die na 45 seconden vervalt
De QR verandert elke 45 seconden. Een schermafbeelding sturen naar wie niet gekomen is, heeft geen zin: dat is het verschil tussen een aanmelding en een formulier.
Het lid installeert niets
De camera, de eerste letters van de naam, en klaar. Geen account aan te maken, geen app, en de pagina opent in de taal van de telefoon.
En wie geen telefoon heeft
De verantwoordelijke meldt hem aan met één knop op zijn regel. De bron blijft traceerbaar: scan en uur, handmatige invoer, of import uit het rooster.
Uitproberen met mijn kerk
Het afhaken

Iemand haakt af, en niemand merkt het op tijd

Zo raakt men mensen kwijt: niet in één keer, maar door opeenvolgende afwezigheden die niemand met elkaar verbindt. Drie weken later vraagt iemand "hebben we hem nog gezien?", en hij is al ver weg. Aanwezigheid bijhouden heeft geen zin als het geen telefoontje uitlokt.

Drie afwezigheden, en het alarm gaat
Een lid dat zonder reden op drie opeenvolgende verslagen ontbreekt, wordt gesignaleerd als afhaker - op de afdelingskaart, in de hub en in het pastorale overzicht.
De aanwezigheidsmatrix
Leden in rijen, weken in kolommen: groen aanwezig, oranje gewettigd afwezig, rood afwezig, grijs niet aangemeld. Het percentage van elk staat aan het eind van zijn rij.
Eén overzicht voor de voorganger
Het raster afdelingen per weken, de trend over acht verslagen, en waarschuwingen die met één klik de betrokken afdeling openen: laattijdig verslag, afdeling zonder hoofd, dalende aanwezigheid.
Het verslag

Het karwei van zondagavond, al half gedaan

Elke week moeten aanwezigheden, cijfers en een verslag opnieuw worden ingevoerd. Dat karwei doet elk opvolgingsinstrument na twee maanden sneuvelen, niet een gebrek aan functies.

Het komt vooraf ingevuld
De aanwezigheden staan er al in, met hun bron. Rest alleen het thema van de vergadering en de paar cijfers die eigen zijn aan de afdeling.
Ontwerp, ingediend, goedgekeurd
De secretaris controleert en dient in, de voorganger voegt zijn nota toe en keurt goed. De maandsynthese komt eruit als PDF, met het briefhoofd van de kerk.
Het organigram houdt zichzelf bij
Hoofd, adjunct, secretaris en leden: iemand benoemen werkt het organigram en de toegangen bij. Afdelingen zijn ook verbonden met het rooster, de zondagsschool en de inventaris.

Wat Afdelingen doet, en wat we niet gaan doen.

Een aanwezigheidsinstrument raakt iets gevoeligs. Beter meteen zeggen waar het onze stopt.

Wat Afdelingen doet
  • Aanmelding via roterende QR, zonder account of app voor het lid, met handmatige aanmelding voor wie geen telefoon heeft
  • Het vooraf ingevulde weekverslag, de cyclus ontwerp-ingediend-goedgekeurd, de pastorale nota en de maandelijkse PDF-synthese
  • Aanwezigheid per lid en per afdeling, waarschuwingen bij afhaken en het overkoepelende overzicht van de voorganger
  • Rollen, een organigram dat zichzelf bijwerkt, en koppelingen met het rooster, de zondagsschool en de inventaris
Wat we niet gaan doen
  • Bijhouden waar uw leden zijn: wij registreren aanwezigheid op een vergadering, nooit een locatie, nooit een verplaatsing
  • Mensen beoordelen: aanwezigheid dient om te zien wie een telefoontje nodig heeft, niet om een team te rangschikken
  • De volledige namenlijst op een geprojecteerd scherm tonen: de aanmelding toont alleen voornaam en initiaal

Probeer het op één vergadering.

Maak een afdeling aan, start een aanmelding, laat het team scannen. Aan het einde van de vergadering is het weekverslag al geschreven.

Uitproberen met mijn kerkPrijzen bekijken