La hoja de asistencia dio tres vueltas. Falta la mitad.
Sus equipos escanean un QR al empezar la reunión: la lista se llena en directo, con la hora. El informe de la semana se abre ya relleno, y quien falta tres veces seguidas se le señala cuando aún hay tiempo de llamarle.
El círculo ya lo dice todo: nadie a la cabecera, cada uno frente a los demás.
La rotación de 45 segundos, el escaneo sin cuenta, la visualización limitada al nombre y la inicial y el informe prerrellenado existen tal cual. Las personas y las horas son ejemplos.
Ya no se rellena una hoja de asistencia de memoria
La hoja circula durante la reunión, dos personas olvidan firmar, una tercera firma por su vecino, y el domingo por la noche el secretario lo reconstruye todo de memoria. Las cifras que llegan al pastor son, en el mejor de los casos, aproximadas.
Alguien se aleja, y nadie se da cuenta a tiempo
Así se pierde a la gente: no de golpe, sino por ausencias sucesivas que nadie relaciona. Tres semanas después alguien pregunta « ¿ya no le vemos? », y ya está lejos. El seguimiento de asistencia no sirve de nada si no provoca una llamada.
La tarea del domingo por la noche, ya medio hecha
Cada semana hay que volver a escribir las asistencias, las cifras y el acta. Es esa tarea la que hace abandonar todas las herramientas de seguimiento a los dos meses, no la falta de funciones.
Lo que hacen los Departamentos, y lo que no vamos a hacer.
Una herramienta de asistencia toca algo sensible. Mejor decir enseguida dónde se detiene la nuestra.
- El registro por QR rotativo, sin cuenta ni aplicación para el miembro, con registro manual para quien no tiene móvil
- El informe semanal prerrellenado, su circuito borrador-enviado-validado, la nota pastoral y la síntesis mensual en PDF
- La asistencia por miembro y por departamento, las alertas de alejamiento y la vista transversal del pastor
- Los roles, el organigrama que se actualiza solo, y los enlaces con el planning, la Escuela dominical y el inventario
- Saber dónde están sus miembros: registramos una asistencia a una reunión, nunca una posición, nunca un desplazamiento
- Calificar a las personas: la asistencia sirve para ver quién necesita una llamada, no para clasificar a un equipo
- Mostrar la lista nominal completa en una pantalla proyectada: el registro solo muestra el nombre y la inicial
Los demás módulos
Comparten las mismas personas y los mismos permisos: lo que se registra en uno lo leen los demás, sin volver a escribirlo.
Ver los veinticinco módulos
Pruébelo en una sola reunión.
Cree un departamento, lance un registro, deje escanear al equipo. Al final de la reunión, el informe de la semana ya estará escrito.