Sanctumel Bezoekers

"Iemand zal er zich wel over ontfermen." Niemand deed het.

Een bezoeker schrijft zichzelf in door een QR aan de deur te scannen. Daarna wordt elk telefoontje, elk bericht, elke ontmoeting in zijn traject geschreven: wie contact opnam, wanneer, via welk kanaal, en wat hij antwoordde.

Uitproberen met mijn kerkDocumentatie lezen
De fiche van de bezoekeren haar onthaaltraject
Welkom bij ons
Kerk Sanctumel · Brussel
Voornaam
Sarah
Naam
N.
Telefoon
+32 4·· ·· ·· ··
+ Meer gegevens toevoegen (e-mail, stad, een woordje)
Ik schrijf me in
De pijplijnwaar ze staat
Nieuw5
Gecontacteerd7
Omgezet3
Een omgezette bezoeker verlaat de bezoekerstelling: hij telt voortaan mee bij uw leden.

Het korte formulier, de getraceerde bron, het traject in de vorm "datum · kanaal · vastgelegd door · notitie", de automatische overgang naar Gecontacteerd en het behoud van het traject bij omzetting bestaan precies zo. De personen en data zijn voorbeelden.

De lege plaats

Vorige zondag zat daar iemand. Niemand heeft zijn naam genoteerd.

De voordeur

Het onthaalboek bleef leeg, zoals elke zondag

Er ligt een boek op de onthaaltafel. De bezoeker ziet het niet, of durft niet, of de onthaalmedewerker is al met iemand anders in gesprek. Gevolg: wie voor het eerst kwam, vertrekt zonder dat iemand weet dat hij er was.

Hij schrijft zichzelf in, in dertig seconden
Een QR aan de deur, de camera van zijn telefoon, drie velden: voornaam, naam, telefoon. De rest is optioneel, onder "meer gegevens toevoegen".
Eén A4-affiche, ophangen en vergeten
De QR wordt afgedrukt op naam van uw kerk, met haar logo in het midden. Aan de ingang of bij de koffietafel vult hij uw fiches zonder iemand bezig te houden.
En u weet wie hem meebracht
De fiche bewaart het lid dat hem uitnodigde, en de bron van de inschrijving: gescand door de bezoeker, of ingevoerd door het onthaalteam.
Uitproberen met mijn kerk
Het traject

Gedaan met "iemand zal er zich wel over ontfermen"

Twee mensen bellen dezelfde bezoeker in één week; drie anderen worden nooit gebeld omdat elk dacht dat de ander het had gedaan. Dat is geen organisatieprobleem, het is een probleem van gedeeld geheugen: niemand weet wat al gedaan is.

Elk contact wordt in het traject geschreven
"20 mei · Telefoon · vastgelegd door voorganger Élie · reageerde positief". Het kanaal, de datum, wie belde en wat gezegd werd. Mijlpalen - eerste bezoek, omzetting - staan in dezelfde draad.
Wat u verstuurt legt zichzelf vast
De e-mail vertrekt namens de kerk, in haar taal; het WhatsApp-bericht vertrekt wanneer de integratie aanstaat. In beide gevallen wordt de verzending in het traject geschreven zonder dat u ze noteert.
De status schuift op zonder eraan te denken
Bij het eerste contact gaat de bezoeker vanzelf naar "Gecontacteerd". De pijplijn weerspiegelt wat er echt gebeurd is, niet wat iemand eraan dacht aan te vinken.
De integratie

Lid worden zonder zijn geschiedenis te verliezen

In de meeste instrumenten wist het omzetten van een bezoeker naar een lid de bezoeker uit. Dan verliest u het enige dat waarde had: hoe deze persoon binnenkwam, en wie met hem meeliep.

Een wachtrij, geen lijst
Het filter "Actief" bundelt nieuw en gecontacteerd: dat is uw werk van de week. Begin bij "Nieuw" - het eerste contact maakt het verschil.
Het traject volgt de persoon
Bij de omzetting blijft de hele geschiedenis hangen. Op haar ledenfiche herinnert een banner eraan dat ze als bezoekster is onthaald, wanneer, en wie haar had uitgenodigd.
En de lijst drukt af
Een PDF met het briefhoofd van de kerk en de tellers per status, voor de vergadering van het onthaalteam of een opvolging zonder scherm.

Wat Bezoekers doet, en wat we niet gaan doen.

Het gaat om mensen die één keer langskwamen, vaak zonder iets te vragen. Beter meteen duidelijk zeggen wat we met hun gegevens doen.

Wat Bezoekers doet
  • De zelfinschrijving via QR, de affiche om af te drukken, en handmatige invoer wanneer iemand liever praat
  • Het volledige onthaaltraject: kanaal, auteur, datum en notitie, met automatisch vastgelegde verzendingen
  • De pijplijn met drie statussen, de wachtrij van actieven, het zoeken en de PDF-export
  • De omzetting naar lid die de hele geschiedenis bewaart, en de rechtsgrond en bewaartermijn op de fiche
Wat we niet gaan doen
  • De gegevens onbeperkt bewaren: elke fiche draagt een einde van bewaring, en dat wordt toegepast
  • Automatische berichten naar een bezoeker sturen: een onthaal gebeurt door een mens, niet door een geplande reeks
  • Mensen beoordelen: het traject zegt wat er gebeurd is, het geeft geen cijfer, geen score, geen rangschikking

Hang de QR deze zondag op.

Druk de affiche af, zet ze aan de deur, en zie de fiches vanzelf binnenkomen. Het eerste telefoontje blijft het uwe - maar u zult weten dat het gebeurd is.

Uitproberen met mijn kerkPrijzen bekijken