Hij boekt wie, hoeveel en waarvoor. Eruit komen, op hetzelfde moment, de dubbele boeking, de proefbalans, de resultatenrekening en het document waar de persoon op wacht. Zonder één rekeningnummer te kennen.
De rekeningnummers zijn die van het Belgische rekeningstelsel (MAR), precies zoals het product ze werkelijk boekt. De bedragen zijn voorbeelden.
Elk jaar hetzelfde tafereel: de boekhouder vraagt een proefbalans en een grootboek, en de penningmeester opent een rekenblad met bedragen, data en niets dat op een boekhouding lijkt. Alles moet uit het geheugen worden heropgebouwd. Hier valt niets te heropbouwen: elke boeking heeft haar journaalpost al opgeleverd.
Een rekenblad met bijdragen overleeft drie maanden. Daarna weet niemand nog wie bij is, wie vooruitbetaald heeft, of wat er gevraagd moet worden. En iemand aanmanen die al betaald heeft, kost meer dan helemaal niets vragen.
Dat is wat een vrijwilliger verlamt: de angst voor het verkeerde cijfer dat niet meer te herstellen valt. De meeste software biedt maar twee uitwegen, stilletjes bijwerken of alles annuleren. Het eerste vernietigt de waarde van het boek, het tweede maakt het onleesbaar. Wij scheiden de twee fouten, want ze hebben niets met elkaar te maken.
Boekhoudsoftware die alles belooft, betaalt u bij de eerste controle met verloren vertrouwen. Hier is de lijn, op voorhand geschreven.
De eerste boeking duurt een minuut, en ze levert meteen haar journaalpost op. Geen boekhoudkundige instellingen te doen: het stelsel van uw land staat klaar zodra de kerk is aangemaakt.