« Quelqu'un s'en occupera. » Personne ne s'en est occupé.
Un visiteur s'inscrit lui-même en scannant un QR à l'entrée. Ensuite, chaque appel, chaque message, chaque rencontre s'inscrit dans son parcours : qui l'a contacté, quand, par quel moyen, et ce qu'il a répondu.
Le formulaire court, la source tracée, le parcours au format « date · canal · consigné par · note », le passage automatique en Contacté et la conservation du parcours à la conversion existent tels quels. Les personnes et les dates sont des exemples.
Quelqu'un s'est assis là dimanche dernier. Personne n'a noté son nom.
Le carnet d'accueil est resté vide, comme tous les dimanches
Il y a un carnet sur la table d'accueil. Le visiteur ne le voit pas, ou il n'ose pas, ou la personne d'accueil est déjà en train de parler à quelqu'un d'autre. Résultat : celui qui est venu pour la première fois repart sans que personne ne sache qu'il est venu.
Fini le « quelqu'un s'en occupera »
Deux personnes appellent le même visiteur la même semaine ; trois autres ne sont jamais appelées parce que chacun a cru que l'autre l'avait fait. Ce n'est pas un défaut d'organisation, c'est un défaut de mémoire commune : personne ne sait ce qui a déjà été fait.
Devenir membre sans perdre son histoire
Dans la plupart des outils, convertir un visiteur en membre efface le visiteur. On perd alors la seule chose qui avait de la valeur : comment cette personne est arrivée, et qui l'a accompagnée.
Ce que Visiteurs fait, et ce que nous ne ferons pas.
Il s'agit de personnes qui sont venues une fois, souvent sans rien demander. Autant dire clairement ce que nous faisons de leurs coordonnées.
- L'inscription libre-service par QR, l'affiche à imprimer, et la saisie manuelle quand quelqu'un préfère parler
- Le parcours d'accueil complet : canal, auteur, date et note, avec les envois consignés automatiquement
- Le pipeline en trois statuts, la file d'attente des actifs, la recherche et l'export PDF
- La conversion en membre qui conserve tout l'historique, et la base légale et la durée de conservation portées par la fiche
- Garder les coordonnées indéfiniment : chaque fiche porte une fin de conservation, et elle s'applique
- Envoyer des messages automatiques à un visiteur : un accueil se fait par une personne, pas par une séquence programmée
- Noter les gens : le parcours dit ce qui s'est passé, il ne donne aucune note, aucun score, aucun classement
Posez le QR ce dimanche.
Imprimez l'affiche, mettez-la à l'entrée, et regardez les fiches arriver toutes seules. Le premier appel, lui, restera le vôtre - mais vous saurez qu'il a été passé.