« Alguien se encargará. » Nadie se encargó.
Un visitante se registra solo escaneando un QR en la entrada. Después, cada llamada, cada mensaje, cada encuentro se escribe en su recorrido: quién le contactó, cuándo, por qué medio y qué respondió.
El formulario corto, la fuente trazada, el recorrido en formato « fecha · canal · registrado por · nota », el paso automático a Contactado y la conservación del recorrido al convertir existen tal cual. Las personas y las fechas son ejemplos.
Alguien se sentó ahí el domingo pasado. Nadie anotó su nombre.
El libro de acogida se quedó vacío, como todos los domingos
Hay un libro en la mesa de acogida. El visitante no lo ve, o no se atreve, o la persona de acogida ya está hablando con otro. Resultado: quien vino por primera vez se marcha sin que nadie sepa que vino.
Se acabó el « alguien se encargará »
Dos personas llaman al mismo visitante la misma semana; otras tres nunca reciben llamada porque cada uno creyó que el otro lo había hecho. No es un fallo de organización, es un fallo de memoria común: nadie sabe qué se ha hecho ya.
Hacerse miembro sin perder su historia
En la mayoría de las herramientas, convertir a un visitante en miembro borra al visitante. Se pierde entonces lo único que tenía valor: cómo llegó esa persona y quién la acompañó.
Lo que hace Visitantes, y lo que no vamos a hacer.
Se trata de personas que vinieron una vez, a menudo sin pedir nada. Mejor decir claramente qué hacemos con sus datos.
- El registro autoservicio por QR, el cartel para imprimir, y la introducción manual cuando alguien prefiere hablar
- El recorrido de acogida completo: canal, autor, fecha y nota, con los envíos registrados automáticamente
- El pipeline de tres estados, la cola de activos, la búsqueda y la exportación PDF
- La conversión en miembro que conserva todo el historial, y la base legal y el plazo de conservación en la ficha
- Guardar los datos indefinidamente: cada ficha lleva un fin de conservación, y se aplica
- Enviar mensajes automáticos a un visitante: una acogida la hace una persona, no una secuencia programada
- Calificar a las personas: el recorrido dice lo que pasó, no da ninguna nota, ninguna puntuación, ninguna clasificación
Ponga el QR este domingo.
Imprima el cartel, colóquelo en la entrada, y vea llegar las fichas solas. La primera llamada seguirá siendo suya - pero sabrá que se hizo.